فاکتور آنلاین چیست؟ راهنمای انتخاب بهترین ابزار صدور پیش فاکتور آنلاین
فاکتور، یکی از اولین مواردی است که در فضای امور مالی تجاری با آن آشنا میشوید. فاکتورفروش، یکی از ابتداییترین اسناد مالی کسبوکارهاست که فرایندهای مربوطه را مدون میکند. این سند تجاری باید مهر و زمان معامله، شرح کالا و خدمات و مبالغ ردوبدل شده، شرایط معامله، روش پرداخت و غیره را ثبت کند.
کسبوکارهای سنتی، هنوز هم از فاکتورهای کاغذی استفاده میکنند. مثلا اگر به یک فروشگاه مبلمان یا حتی لوازم الکترونیکی بروید، فاکتور را در یک پاکت به شما تحویل میدهند.
اما کسبوکارهای دیجیتال چطور؟ مثلا اگر از دیجیکالا یا فروشگاههای آنلاین خرید کنیم، چه؟ تا به حال به فاکتور فروشی که برایتان ارسال میشود، دقت کردهاید؟ یک صفحهی پرینت شده، که اطلاعات به صورت اتوماتیک در آن درج شدهاند. دیگر نیازی به فرایندهای دستی نیست.
در اصل صدور فاکتور آنلاین، هم باعث صرفهجویی در زمان کسبوکار میشود و هم خطا را به حداقل میزان میرساند. به همین دلیل امروز میخواهیم بیشتر درمورد این نوع از فاکتورها صحبت کنیم.
انواع فاکتور آنلاین
به طور کلی دو نوع فاکتور فروش آنلاین وجود دارد:
1. فاکتور رسمی
فاکتورها یکی از مهمترین اسناد مالی شرکت هستند. میتوانید از آنها برای بررسیهای مالی داخلی و یا حسابرسیها استفاده کنید. اما اگر بخواهید اسنادتان را به ارگانهایی مانند ادارهی دارایی ارائه کنید، باید فاکتورهای رسمی داشته باشید.
فاکتور رسمی هم میتواند دستنویس و کاغذی باشد و هم آنلاین و کامپیوتری. اما نکته مهم این است که شماره سریال و مهر و امضای طرفین در آن درج شده باشد. این فاکتورها یک نوع سند حسابداری و قابل دفاع در امور مالیاتی هستند و ارزش بالایی هم دارند. هر شرکتی که به نوعی شامل قانون مالیات و مالیات بر ارزش افزوده باشد، به این فاکتورها نیاز دارد. نوع کالا نیز اهمیت ندارد. محصولات فیزیکی یا خدمات آنلاین و غیره، همگی شامل این مورد هستند.
2. فاکتور غیررسمی (صوری)
هر نوع فاکتوری که بر اساس قوانین و مقررات سازمان دارایی ایجاد نشده باشد، اعتبار قانونی نداشته و یک فاکتور غیررسمی است. معمولا شرکتهایی از این نوع فاکتور استفاده میکنند که مشمول قوانین مالیاتی نباشند.
مزایای صدور فاکتور آنلاین
کمی زمان بگذارید و به تجربیات خرید آنلاین خودتان فکر کنید. مثلا زمانی که از یک فروشگاه اینترنتی خرید کردید را مرور کنید. چه مواردی برایتان مهم بود؟ مثلا اگر فرایند خرید طولانی یا اذیتکننده بود، باز هم تمایل داشتید که از آنها خرید کنید؟
حقیقت این است که مشتریان امروزی، به دنبال سرعت و زیبایی هستند. به لطف پیشرفت تکنولوژی در فرایندهای بانکی، ما به پرداختهای سریع و آسان عادت کردهایم. این موضوع در حیطهی فاکتور هم مطرح است.
به نظرتان کسی که از یک وبسایت خرید میکند، چه نوع فاکتوری را دوست دارد؟ یک فاکتور دستنویس و قدیمی، یا یک فاکتور تمیز که به صورت ایمیل و پیامک برایش ارسال شود و یا به صورت پرینت شده روی یک کاغذ سفید و مرتب، در جعبهی خریدش قرار بگیرد؟
صاحب کسبوکارها چطور؟ به نظرتان دوست دارند ساعتها به صفحهی مانیتور خیره شوند تا تکتک فاکتورها را به صورت دستی بنویسند، یا اینکه همهچیز به صورت اتوماتیک انجام شود و هیچ دخالتی در فرایند نداشته باشند و به کارهای ضروریتر رسیدگی کنند؟
اصلا بیایید اصلیترین مزایای ساخت فاکتور آنلاین برای مشتریان را جدیتر بررسی کنیم:
1. سهولت فرایندهای کسبوکار
با استفاده از سامانه فاکتور آنلاین بسیاری از فرایندهای سخت مانند پرینت فاکتور، پر کردن دستی، ارسال فاکتور با پیک برای مشتری، مستندسازی فاکتورها و غیره، حذف خواهند شد. این کار زمان شما را آزاد میکند و سرعت فرایندها را هم افزایش میدهد. به علاوه دیگر فاکتورها را گم نمیکنید. چرا که همهی فاکتورها در یک سیستم وجود دارند و با یک سرچ ساده میتوانید انها را پیدا کنید.
2. سهولت استفاده برای مشتریان
مشتریها هم فاکتورهایتان را گم نخواهند کرد. تمامی پیش فاکتورهای آنلاین در پنل کاربریشان حفظ میشود. به علاوه همین موضوع، باعث میشود که مشتریهای دائمیتان، تمایل بیشتری برای خرید مجدد از شما داشته باشند.
3. کاهش هزینهها
به نظرتان با حذف فاکتورهای کاغذی، چقدر در مصرف کاغذ (که این روزها قیمتش سر به فلک میکشد)، صرفهجویی کردهاید؟ بهعلاوه با این کار، به حفظ محیطزیست و تولید زبالههای کمتر هم کمک بسیاری میکنید.
اگر هنوز هم به دنبال اطلاعات بیشتر هستید، میتوانیم یک منبع خوب به شما معرفی کنیم. در میان شرکتهای ارائه دهندهی خدمات فاکتورساز آنلاین، شرکت پیپینگ، اطلاعات جامع و کاملی را در اختیار خوانندگانش قرار میدهد. به همین دلیل توصیه میکنیم که حتما سری به وبلاگ تخصصی پیپینگ بزنید. تمامی اطلاعات مورد نیازتان را در مطالب این وبلاگ پیدا میکنید.
چه اطلاعاتی باید در فاکتور فروش آنلاین درج شوند؟
یک فاکتور آنلاین، چند جز اساسی و مهم دارد:
1. شماره فاکتور
اصلیترین کارکرد شماره فاکتور در فاکتورهای آنلاین، سهولت دستهبندی و پیگیری آنهاست. به علاوه اینکه این مورد در فاکتورهای رسمی بسیار حائز اهمیت است.
2. کد سفارش
کد سفارش هم از موارد مهمی است که برای سهولت امور اداریتان باید در فاکتور درج کنید. از این کد برای ارائه خدمات پشتیبانی به مشتری و پیگیری سفارشاتشان استفاده کنید.
3. تاریخ
تاریخ ثبت فاکتور و تاریخ سررسید، باید در فاکتورهای آنلاین ثبت شوند.
4. اطلاعات فروشنده و خریدار
مواردی مانند نام، آدرس، شماره تماس، کدپستی، ایمیل و غیره باید در فاکتور درج شوند. این موارد معمولا به صورت اتوماتیک در فاکتورهای آنلاین ثبت میشوند. اطلاعات شما از دادههای ثبت شده در سیستم و اطلاعات مشتری از مشخصاتی که در فرمهای ثبت سفارش وارد میکنند، گرفته میشود.
5. توضیحات
این بخش برای موارد خاص کاربرد دارد؛ اما معمولا فاکتور آنلاین رایگان، بخش توضیحات را قرار میدهند. لزوما نباید این بخش را پر کنید.
6. قیمت
قیمت تکتک محصولات/خدمات مبادله شده و مبلغ کل، باید در فاکتور درج شوند.
7. دکمهای برای هدایت به صفحه پرداخت
اگر صدور پیش فاکتور آنلاین را جز فرایند خریدتان قرار دادهاید و پیشفاکتور را قبل از انتقال مشتری به صفحهی پرداخت نشان میدهید، حتما یک دکمه برای پرداخت مبلغ در فاکتور قرار بدهید تا کاربرها راحتتر به صفحهی پرداخت هدایت شوند.
یک قدم فراتر: آشنایی با ابزارهای فاکتور ساز آنلاین
ابزارهای فاکتورساز آنلاین ، سیستمهایی هستند که شما را از شر فاکتورهای سنتی و کاغذی رها میکنند. با استفاده از این ابزارها میتوانید تمام فاکتورهایتان را به صورت دیجیتالی و اتوماتیک ثبت کنید و از تمام مزایایی که در بالا بررسی کردیم، بهرهمند شوید.
ابزارهای صدور فاکتور آنلاین، مدیریت فاکتورهایتان را ساده میکنند و بخش عمدهی ارائه فاکتور به مشتری را هم برایتان انجام خواهند داد. این فاکتورها در وبسایت یا فروشگاه اینترنتی شما و در طی فرایند خرید مشتری صادر میشوند و در اختیار او قرار میگیرند.
به علاوه بیشتر این ابزارها، یک نسخه موبایلی هم دارند تا بتوانید از هرکجا به اسناد مالیتان دسترسی داشته باشید. در این حالت، فاکتورها دیگر در یک زومکن بزرگ در اتاق مالی شرکت نگهداری نمیشوند؛ بلکه در یک سیستم دیجیتال هستند که حتی در حین سفر یا تعطیلات آخر هفته هم به آنها دسترسی دارید.
چه مواردی را میتوان در فاکتور آنلاین لحاظ کرد؟
1. تخفیف
مبلغ تخفیف باید در فاکتور لحاظ شود؛ مخصوصا اگر فاکتور رسمی صادر میکنید. پس ابزاری را برای ساخت فاکتور آنلاین انتخاب کنید که بتوانید تغییرات قیمتی را در آن لحاظ کنید. در ابزارهایی مانند سامانه فاکتور آنلاین پیپینگ، میتوانید مدت زمان فعال بودن تخفیف و یا تعداد کد تخفیفها را مشخص کنید. در این صورت وقتی مهلت زمانی تمام شود و یا تعداد فاکتورهای صادره با تخفیف، به حد نصاب برسد، تخفیف به صورت اتوماتیک غیرفعال میشود.
2. مالیات/ مالیات بر ارزش افزوده
مالیات بر ارزش افزوده، یک مالیات غیرمستقیم است و به کالا/خدماتی تعلق میگیرد که محصول نهاییشان ارزش بیشتری از هزینههای اولیه داشته باشد. در این حالت، مالیات به صورت درصدی و اشتراکی از خریدار و فروشنده دریافت میشود. امکان ثبت اتوماتیک مالیات در فاکتورها هم از عوامل مهم دیگر برای انتخاب است.
نکته: تخفیف باید قبل از اعمال مالیات بر ارزش افزوده لحاظ شود. ابزارهای ساخت فاکتور آنلاین، این موضوع را رعایت کرده و مبالغ را به صورت اتوماتیک حساب میکنند. پس نیازی نیست نگران باشید.
3. هزینه حمل و نقل
اگر روشهای مختلفی برای ارسال کالا دارید و هزینههای ارسال برای مناطق مختلف متفاوت است، میتوانید هزینه ارسال را هم به صورت اتوماتیک در فاکتور درج کنید. فقط باید هزینههای ارسال را از قبل در سیستم تعریف کنید و بعد همه چیز را به سامانه فاکتور آنلاین بسپارید.
4. برندینگ کسب وکارتان را فراموش نکنید!!
منظورمان فقط درج لوگو نیست، میتوانید یک فاکتور خاص را برای خودتان طراحی کنید و آن را برای مشتریها بفرستید. طراحی یک فاکتور متمایز و شیک، اعتبارتان را افزایش میدهد.
چه شرکتهایی خدمات صدور فاکتور آنلاین را ارائه میکنند؟ بهترین شرکت کدام است؟
معمولا شرکتهای تولیدکنندهی ابزارهای مرتبط با راهکارهای مالی، ابزارهای فاکتور فروش آنلاین هم ارائه میکنند. تعداد این کسبوکارها آنقدر زیاد است که میتوانیم تا فردا در مورد خدمات و کیفیت آنها صحبت کنیم؛ اما سرتان را درد نمیآوریم. ما بیش از 20 ابزار فاکتورساز آنلاین ایرانی را بررسی کردیم و بهترینشان را به شما معرفی میکنیم: ابزار صدور فاکتور آنلاین پیپینگ
سرویس فاکتور آنلاین پیپینگ، با چند کلیک ساده فاکتور شما را میسازد. قابلیتهایی مانند سادگی استفاده، تغییر شیوه ارسال، امکان زمانبندی ارسال فاکتور، گزارشهای پیشرفته، مدیریت بینظیر فاکتورها در پنل کاربری و غیره، پیپینگ را به بهترین گزینه تبدیل کرده است. بیایید چند مورد از مزایا را بیشتر بررسی کنیم:
مزایای صدور فاکتور آنلاین با پی پینگ
1. پشتیبانی 24 ساعته و هفت روز هفته
اصلیترین دلیلی که پی پینگ را به عنوان بهترین ابزار فاکتور ساز آنلاین معرفی کردیم، پشتیبانی تمام وقت و باکیفیت این شرکت است. هر مشکلی که داشته باشید، میتوانید با تیم پشتیبانی تماس بگیرید تا در کمتر از چند دقیقه راهنماییتان کنند یا مشکل پیش آمده را برطرف کنند.
2. گزارشهای پیشرفته از فاکتورها
یکی از مهمترین دلیل استفاده از فاکتورهای آنلاین، قابلیت فیلتر نتایج و بررسی آنهاست. مثلا میتوانید فاکتورهایتان را به شکلهای زیر دستهبندی کنید:
- فاکتورهای مرجوعی یا نیازمند ارسال مجدد
- فاکتورهای موفق
- تعیین بازه زمانی برای مشاهدهی بخش خاصی از فاکتورها (مثلا فاکتورهایی که در کمپین جمعهی سیاه صادر شدهاند)
- فیلتر فاکتورها بر اساس مشتری، مبلغ فاکتورها، آدرس ارسال و غیره
- امکان مشاهده گزارشها به صورت نموداری
حتی میتوانید از این نتایج در قابل PDF خروجی بگیرید یا آنها را پرینت کرده و در اختیار دیگران قرار دهید.
3. ارائه چشمانداز کلی از فاکتورهای آنلاین
مثلا فرض کنید که تخفیف جمعهی سیاه را فعال کردهاید و روی بخشی از محصولاتتان تخفیف اعمال کردهاید. در پنل کاربری پیپینگ میتوانید وضعیت کلی را مشاهده کنید. اطلاعات مربوط به کد تخفیفهای فعال شده، نام تخفیف، میزان تخفیفهای اعمال شده بر محصولات متفاوت در این صفحه موجود هستند. به علاوه با کلیک بر روی یک کد تخفیف، میتوانید جزئیات آن را مشاهده کنید و یا کد تخفیف را ویرایش و یا حذف کنید. حتی اطلاعات دیگری مانند تعداد کل تخفیفهای استفاده شده، مجموع پرداختیها با یک کد تخفیف و غیره هم در این بخش موجود هستند و گزارشهای کاملی خواهید داشت.
4. قابلیت زمانبندی ارسال فاکتور
اگر نمیخواهید فاکتور سریعا برای مشتری ارسال شود، زمانی را مشخص کنید و بعد با خیال راحت به کارهایتان برسید. پیپینگ فاکتورتان را در زمانی که میخواهید به دست مشتری میرساند. این مورد برای شرکتهایی که فروش اقساطی، پرداخت دورهای و حق اشتراکی دارند، ضروری است.
5. اپلیکیشن موبایلی
مشکل بسیاری از شرکتهای ارائه دهنده فاکتورساز آنلاین، این است که اپلیکیشن موبایلی ندارد؛ و این یکی از اصلیترین دلایلی است که ما پیپینگ را به شما معرفی کردیم. اپلیکیشن موبایلی پیپینگ، سالهاست که فعال بوده و کمترین میزان مشکل/خرابی را دارد. این اپلیکیشن، کارتان را از آنچه که فکر میکنید راحتتر میکند.
با اپلیکیشن موبایلی پیپینگ، کل امور مالی شرکتتان در دستتان قرار میگیرد.
نحوه صدور فاکتور فروش آنلاین در پی پینگ
پس از آنکه حساب کاربریتان را در پیپینگ ایجاد کردید و فرایندهای اتصال فرم ساز آنلاین را انجام دادید، همهچیز راحت است. در گوشه بالا و سمت چپ پنل کاربریتان، یک دکمهی آبی به نام «فاکتور جدید» میبینید.
حالا باید نام محصول، شماره فاکتور و مشتری را انتخاب کنید. پیپینگ لیستی از مشتریانی که از قبل در سیستم ایجاد شده باشند را هم به شما نشان میدهد که میتوانید از میان آنها انتخاب کنید.
در آخر باید نوع فاکتور (معمولی یا زمانبندی شده) را انتخاب کنید و تاریخ ارسال و سررسید (زمان پایان پرداخت) را انتخاب کنید.
مواردی مانند درج هزینه ارسال در فاکتور، تخفیف، جمع مبلغ کل، مالیات و غیره هم قابل تغییر هستند.
حتی میتوانید کاتالوگ یا راهنما را هم همراه این فاکتور برای مشتری ارسال کنید. کافی است گزینه اطلاعات بیشتر را بزنید و فایل PDF مد نظرتان را آپلود کنید. یک گزینه هم هست به نام «نمایش فایلها فقط پس از پرداخت»، به این معنی که پیپینگ، فایلها را وقتی به مشتری نشان میدهد که پرداختش را کامل انجام داده باشد. هیجانانگیز نیست؟
بعد، فاکتورتان آماده است. این فاکتور در سیستم خودتان ذخیره شده و برای مشتری هم ارسال میشود. تمام شد!!
اگر به دنبال اطلاعات بیشتری هستید و یا میخواهید تعرفه محصولات پیپینگ را بررسی کنید، روی این لینک کلیک کنید.
ارسال نظر