ایجاد طرح توجیهی ،گام نخست ایجاد پروژه

منظور از طرح توجیهی چیست ؟

در چند سال گذشته شاهد رشد خوبی در مدیریت پروژه در سطح ایران و شهر تهران بوده ایم و در کنار این رشد نیاز به طرح توجیهی بیش از پیش احساس می شود. قبل از هرگونه اقدامی برای انجام یک پروژه در شهر باید طرح توجیهی شهرداری انجام شود. مطالعه امکان سنجی تجزیه و تحلیل در مورد باقی ماندن و اجرایی نمودن یک ایده خاص است. در واقع می توان گفت که طرح توجیهی این سوال که " آیا این پروژه بازدهی مورد نظر را خواهد داشت " را پاسخ می دهد.

در واقع در طرح توجیهی نقاط مثبت و منفی ، فرصت ها و تهدید هایی که ممکن است در محیط شرکت یا خارج از آن برای پروژه موجود باشد، بررسی می شود.

از طرح توجیهی که توسط مهندسین مشاور تهیه می شود، می توان به روش های متفاوتی استفاده کرد اما برای استفاده در طرح های تجاری اولویت دارد.  سازمان ها و سایر افرادی که دارای یک طرح تجاری هستند باید قبل هرگونه اقدامی برای توسعه سازمان، یک طرح توجیهی برای تعیین این که آیا طرح یا پروژه ادامه یابد؟ تهیه نمایند. مهندسین مشاور در هفت شهر آریا می توانند با تکیه بر دانش و تجربه خود در این زمینه به یاری شما بپردازند.

در واقع می توان آینده یک پروژه را قبل از اجرای آن با استفاده از طرح توجیهی پیش بینی نمود. اگر قبل از این که مرحله اجرایی یک پروژه آغاز شود با طرح توجیهی تشخیص داده شده باشد که طرح کارآمد نیست ، قطعا" باعث صرفه جویی در وقت و جلوگیری از هدر رفتن سرمایه می شود و از به وجود آمدن ناراحتی های ناشی از شکست پروژه جلوگیری می نماید.

یک پروژه جدید می تواند تغییر رفتار یا ساختار یک شرکت باشد و باید به اندازه کافی سودآوری داشته باشد به طوری که بتواند :

(الف) در برابر مشکلات کوتاه مدتی که در طول عمر خود با آن مواجه می شود مقاومت کند

(ب) در طول زمان از اهداف اصلی خود دور نشود و هم چنان برای او قابل دسترس باشند

که با استفاده از یک طرح توجیه فنی اقتصادی ، می توان تعیین نمود که سازمان مجاز به این تغییر ساختار یا رفتار می باشد یا خیر ؟

عناوین قابل درج در طرح توجیهی:

در یک طرح توجیهی می توان گزینه های زیر را درج نمود :

• یک خلاصه از کارهای اجرایی که باید انجام شوند
• شرحی از خروجی پروژه(محصول یا خدمات )
• بررسی فن آوری های موجود در شرکت و فن آوری های مورد نیاز
• شناسایی و تجزیه و تحلیل بازار هدف
• پیدا نمودن بازار و مشتریان هدف
• روشها و فنون بازاریابی
• چارت سازمانی شرکت
• طرح و برنامه
• پیش بینی آینده اقتصادی

سازمان ها باید در دام پیروی کورکورانه از یک الگوی طرح امکان سنجی نیفتند. یک طرح امکان سنجی خوب ، طرح توجیهی ویژه شرکت و پروژه مد نظر شماست که کاملا" بر روی کار شما متمرکز باشد.

دلایل عدم انجام یک مطالعه امکان سنجی :

از آن جا که تهیه طرح توجیهی نیازمند صرف زمان و هزینه است ، مدیران سازمان ها ممکن است سعی کنند که از مرحله "نگارش طرح توجیهی" چشم پوشی کنند وبا حذف این مرحله، مستقیماً به دنبال ایجاد یک ارتقا در کار باشند. دلایلی که ممکن است آنان برای چشم پوشی از انجام طرح امکان سنجی بیاورند عبارتند از:

ما می دانیم که انجام این کار با موفقیت مواجه خواهد شد. شرکت های دیگری که این طرح را انجام داده اند بازدهی خوبی را داشته اند. قبل از توسعه سازمان یا طرح این مرحله طرح توجیهی در سال های قبل انجام گردیده است و هنوز موجود است.  نگارش انواع طرح توجیهی مانند طرح توجیه فنی اقتصادی ، طرح توجیهی زمین ، طراحی شهرک و ...  جزو پروژه هایی است که مهندسان مشاور انجام میدهند. طرح امکان سنجی اتلاف وقت و سرمایه سازمان است. بهتر است هزینه ای را که می خواهیم صرف طرح توجیهی کنیم برای خرید تجهیزات هزینه کنیم.

اما بهتر است بدانید که دلایلی که برخی از مدیران می آورند قانع کننده نمی باشد و انجام طرح توجیهی نه تنها هدر دادن وقت و هزینه نیست بلکه خود متضمن حفظ سرمایه است .

انجام یک طرح توجیهی یک مرحله تأیید پروژه می باشد. با بررسی سازمان ها و پروژه های موفق می توانید متوجه شوید که همه آن ها قبل از اجرایی نمودن طرح یا پروژه خود ، به طور دقیق و همه جانبه آن را در مرحله طرح توجیهی مورد بررسی قرار داده اند و از موفقیت آن اطمینان داشته اند.

دلایل انجام یک طرح توجیهی:

طرح توجیهی ،لازمه طرح تجاری

در زیر دلایل دیگری برای انجام یک طرح امکان سنجی آورده شده است .

• روی پروژه تمرکز می کند و چارچوب اصلی آن را تعیین می کند.
• در طول فرآیند تجزیه و تحلیل ، فرصت های جدید شناسایی می شود.
• دلایلی که منجر به شکست طرح می شود و به خاطر وجود آن ها پروژه باید کنار گذاشته شود تعیین می گردد.
• احتمال موفقیت را با کاهش موانع شناسایی شده افزایش می دهد.
• در هر یک از فاز های پروژه با استفاده از از اطلاعات حاصل از تحلیل های انجام شده به مدیران در تصمیم گیری کمک می نماید.
• پروژه مورد نظر را با ارائه اسناد به طور کامل شرح می دهد.
• در صورت نیاز به تسهیلات بانکی و وام ، با ارائه آن به بانک ها می توان آنان را برای پرداخت تسهیلات مورد نیاز متقاعد نمود.
• سرمایه گذاران را ترغیب به سرمایه گذاری می کند.