مدل شایستگی چیست ؟ هرآنچه کارفرمایان باید از مدل های شایستگی بدانند

مدل شایستگی وسیله ای برای افزایش موفقیت کارکنان یک شرکت یا ارگان می باشد. مدل شایستگی به مدیران برای جذب نیرو خوب که آنها را به اهداف کاری شان برساند کمک زیادی می کند.

مدل شایستگی چیست؟

شایستگی‌های موجود در این مدل بر اساس دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها و نوع رفتاری است که یک کارمند برای موفقیت در عنوان شغلی خاصی به آن‌ها نیاز دارد. این شایستگی‌ها اغلب در دسته‌بندی‌های زیر نشان داده می‌شوند:

• دانش تخصصی؛
• مهارت‌های فنی؛
• پیشینه‌ی تحصیلی؛
• سابقه‌ی مدیریت و رهبری؛
• مفید بودن؛
• صلاحیت‌ها در محل کار.

مدل شایستگی همچنین باید به مشخص کردن سطوحی مورد انتظار از کارایی و مهارت بپردازد تا کارمند را در پرورش شایستگی‌هایش هنگام انجام وظایف یاری کند. این کار به کارکنان و کارفرمایان تصویری واضح و دقیق از موفقیت در شغل را نشان می‌دهد.

استفاده از مدل شایستگی به چه کسانی توصیه می‌شود؟

مدل های شایستگی برای این طراحی شده‌اند تا اطلاعاتی مفید را در اختیار کارفرمایان و کارکنان قرار دهند. کاربرد این مدل‌ها در تربیت متخصصان، واحدهای منابع انسانی و برای کمک به پیدا کردن افراد مناسب هر جایگاه شغلی و حفظ استانداردهاست، اما می‌توان از آن‌ها برای هر واحد، گروه، نقش یا سطح سازمانی بهره برد.

مدل‌ها گاهی در ارتباط با صنعت یا سازمانی خاص و برای شغل‌ها، گروه‌های شغلی یا حرفه‌هایی خاص طراحی می‌شوند. همچنین، ممکن است این مدل‌ها استانداردهای شغلی موردتوافق را در خود بگنجانند، به‌ویژه در حوزه‌هایی مانند فروش و مدیریت که شایستگی‌های ضروری به‌طوری جامع موردبررسی قرار گرفته‌اند.

کاربرد مدل شایستگی کارکنان در کسب‌وکار چیست؟

از مدل های شایستگی می‌توان در تمام سطوح سازمان بهره برد، بنابراین آن‌ها می‌توانند ابزاری مؤثر برای کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک باشند. این مدل‌ها معیاری برای موفقیت  تعیین می‌کنند و نقشه‌ی راهی روشن در اختیار کارکنان قرار می‌دهند تا کار خود را به‌شکلی مؤثر انجام دهند. مدل های شایستگی به‌ویژه برای کارکنان جدید بسیار مفیدند.

همچنین، مدل‌های شایستگی قادرند چارچوبی برای شرکت‌ها فراهم کنند تا از آن برای بهبود فعالیت‌های واحد منابع انسانی در چندین حوزه‌ی اصلی بهره ببرند:

• آگهی‌های شغلی: استفاده از مدل‌های شایستگی به‌عنوان مبنایی در طراحی آگهی شغلی به شما کمک می‌کند متقاضیانی را بیابید که مناسب شرایط شغلی موردنظرتان هستند؛
• مصاحبه‌ها: مصاحبه شغلی بر پایه‌ی مدل شایستگی می‌تواند به شما در سنجش مهارت‌ها و سوابق مرتبط متقاضی کمک کند تا بهتر در مورد استخدام او تصمیم بگیرید؛
• آموزش حین کار: مدل شایستگی منابع انسانی با ارائه‌ی فهرستی شفاف از دانش، مهارت‌ها و نوع رفتاری که کارمند برای کسب موفقیت نیاز دارد، قادر است نقشه‌ی راهی آسان برای منتورها و کارکنان جدید طراحی کند؛
• ارزیابی عملکرد: مدل‌های شایستگی انتظارات و توقعات را مشخص و با این کار به مدیران و پرسنل منابع انسانی کمک می‌کنند تا سنجشی بهتر از عملکرد کارکنان داشته باشند.

استفاده از مدل های شایستگی چه مزایایی دارد؟

مدل‌های شایستگی شفاف و واضح به شما در گرفتن تصمیماتی حیاتی، چه برای استخدام و چه برای اخراج افراد کمک می‌کند. کسب‌وکارهایی که از مدل‌های شایستگی استفاده می‌کنند از مزایای زیر بهره‌مند می‌شوند:

• هم‌راستایی راهبردی بهبودیافته: مدل شایستگی کارکنان، شرکت‌ها را قادر می‌سازد که عملکرد نیروی کار خود را به‌راحتی با اهداف یا راهبردهای سازمانی هم‌راستا سازند؛
• مشارکت بهتر کارکنان: مدل شایستگی با ارائه‌ی دستورالعمل‌هایی شفاف، کارکنان را قادر می‌سازد تا در برابر دانش، مهارت‌ها و نوع رفتاری که برای موفقیت در جایگاه خود به آنان نیازمندند، مسئولیت‌پذیر باشند؛
• فرصت‌های مهارت‌افزایی: مدل شایستگی با شناسایی مهارت‌ها و عملکردهای موردنیاز برای کسب موفقیت، فرصت‌هایی را برای مهارت‌افزایی کارکنان ایجاد می‌کند و آن‌ها را برای فرصت‌های آتی ترقی در شرکت آماده می‌سازد؛
• شناسایی فرصت‌هایی برای آموزش: شرکت‌ها با مقایسه‌ی مهارت‌های فعلی کارکنان و معیارهای تعریف‌شده در مدل شایستگی می‌توانند به شناسایی کمبودها و توجه به فرصت‌هایی برای آموزش و رشد تخصصی کارکنان بپردازند؛
• سنجش ثابت عملکرد: مدل‌های شایستگی ابهامات موجود در فرایند ارزیابی عملکرد را از بین می‌برند و سنگ محکی واضح برای ارزیابی کارایی کارمندان در شغلشان را فراهم می‌کنند.

انواع مدل شایستگی چیست؟

مدل شایستگی هسته‌ای سازمانی

بیش‌تر سازمان‌ها مجموعه‌ای اساسی از مهارت‌ها را درنظر دارند که هر کارمند ملزم به داشتن آن‌هاست. شما با داشتن مدل شایستگی سازمانی می‌توانید این شایستگی‌های هسته‌ای اساسی را بشناسید، موردتوجه قرار دهید و در راه رسیدن به محل کاری دارای آن مهارت‌ها تلاش کنید.

مدل شایستگی نقشی

علاوه‌ بر شایستگی‌های موردانتظار در سطح شرکت، شایستگی‌های نقشی نیز داریم که موردنیاز هر کارمند برای ایفای درست نقشی در شرکت است. این شایستگی‌های نقشی اغلب فنی‌اند. چند نمونه از شایستگی‌های نقشی مواردی هستند مانند داشتن مهارت در یک زبان برنامه‌نویسی، تحلیل داده، نگهداری سوابق و... . مهارت‌های مشمول در مدل نقشی احتمالاً برای واحدی مشخص، موردنیاز شرکتتان هستند.

مدل شایستگی شغلی

مدل شغلی بر خلاف مدل نقشی، شامل مجموعه‌مهارت‌های مختص هر شغل یا وظیفه است. این مدل شایستگی تمام توجه خود را روی نیازهای کاملاً مشخص‌شده برای هر نقش شغلی می‌گذارد تا هر کارمند بتواند به بهترین شکل ممکن عمل کند. مجموعه‌مهارت‌های انتخاب‌شده معمولاً بر اساس مهارت‌های آن فردی است که در وظیفه‌ی موردنظر عملکردی خوب از خود نشان داده است. شایستگی‌های شغلی در یک واحد سازمانی می‌تواند فرد به فرد متفاوت باشد.

مدل شایستگی رهبری

هنگام استخدام برای وظایف رهبری در سازمان خود معمولاً چند شایستگی کلیدی و کاملاً ضروری داریم. مهارت‌هایی مانند مدیریت و توسعه‌ی فردی، مربی‌گری یا شناخت و به‌کارگیری اخلاقیات، نمونه‌هایی از مهارت‌هایی هستند که هر کس در جایگاه مدیریتی برای داشتن عملکردی مطلوب به آن‌ها نیاز دارد.

چطور مدل‌ های شایستگی موثری توسعه دهیم

ببینید چه نوع فرایندهایی برای سازمانتان مناسب هستند

فرایندهای توسعه و تحقیق به کار گرفته شده در ایجاد شایستگی‌های تعریف‌ شده برای یک جایگاه می‌توانند بسیار طولانی و خسته‌کننده باشند زیرا زمان زیادی می‌برد تا متوجه شویم برای هر جایگاه شغلی به چه مهارت‌های احتیاج داریم. با توجه به محیط کسب‌وکار دائم‌التغییر و پرسرعت امروزی، برخی از سازمان‌ها بهتر است روش توسعه سریع‌تر و کوتاه‌تری را برای تعریف صلایت‌هایشان در نظر بگیرند. مدل‌های کسب‌وکاری که به صورت انعطاف‌پذیر طراحی می‌شوند نیز برای این سازمان‌ها مناسب هستند زیرا می‌توانند خودشان را با تغییرات آینده وفق دهند.

در مورد اطلاعاتی که از مدل شایستگی در اختیار دارید تحقیق کنید

بررسی بیانیه‌های مبهمی که می‌گویند هر جایگاه شغلی شامل چه چیزهایی می‌شود، برای توسعه شایستگی‌ها کافی نیستند و برای این کار به چیزی بیش از این بیانیه‌ها احتیاج داریم. همچنین، برای ایجاد شایستگی‌های کاربردی باید علاوه بر مهارت‌های پایه (که منجر به عملکرد قابل قبول کارمندان می‌شوند)، مهارت‌های لازم برای عمکرد «عالی» را هم در نظر بگیریم.

بنابراین باید صلاحیت‌هایی که قبلاً برای هر شغل توسعه یافته‌اند را شناسایی کرده و از آنها به عنوان الگو استفاده کنیم. همچنین می‌توانیم مستندات نقش، اطلاعات پیش‌زمینه و شایستگی‌های کلیدی سازمان را هم به عنوان راهنما در نظر داشته باشیم.

با مدیران عامل و واحدهای مهم کسب‌وکار مصاحبه کنید

مصاحبه با ذی‌نفعان مهم، بینش‌ کلی از شایستگی‌های لازم برای هر نقش به ما می‌دهند. مدیران عامل می‌توانند شایستگی‌های کلیدی سازمان را برای هر نقش در اختیار ما قرار دهند؛ شایستگی‌های مورد نیاز برای هر نقش نشان‌دهنده ارزش، فلسفه و اهداف مربوط سازمان هستند.

بنابراین می‌توانیم با مدیران و افرادی که در واحدهای مهم کسب‌وکار، عملکرد بالایی از خودشان نشان داده‌اند مصاحبه کنیم و از این طریق مهارت‌ها و رفتارهای لازم برای آن نقش‌ها (که باعث موفقیتشان می‌شوند) را پیدا کنیم. هنگام مصاحبه باید تمرکزمان را بر رفتارها و مهارت‌هایی بگذاریم که باعث بهتر شدن عملکرد کارمند در آن نقش شود.

شایستگی‌های کلیدی را پایه‌ریزی کنید

صلاحیت‌های کلیدی باید نشان‌دهنده رفتار پایه و مهارت‌های لازم در کل سازمان باشند. از خودتان بپرسید کارمندان چطور باید عمل کنند که به عنوان بخشی از سازمان در نظر گرفته شوند و از فلسفه و فرهنگ کاری شرکت تبعیت کرده باشند؟ برای رسیدن به پاسخ این سوال، از محتوای مصاحبه با مدیران و ذی‌نفعان مهم سازمان استفاده کنید.

شایستگی‌های مخصوص هر شغل را شکل دهید

صلاحیت‌های خاص هر شغل باید مهارت‌ها و رفتارهای آن نقش بخصوص را منعکس کنند و در مرحله تحقیق توسط مدیران سازمان و افراد دارای عملکرد بالا مشخص شوند. از خود بپرسید این افراد چه مسائلی را باید بدانند تا بتوانند در نقششان عملکرد خوبی داشته باشند؟

هر کجا که لازم بود صلاحیت‌های رهبران را پایه‌ریزی کنید

وقتی نوبت به نوشتن شایستگی‌های مدیریتی می‌رسد، باید فرض را بر این بگذاریم که این افراد از قبل با شایستگی‌های کلیدی سازمان آشنا هستند و تمرکزمان را بر مهارت‌ها و خصوصیات منحصربه‌فرد نقش رهبری بگذاریم. این خصوصیت‌ها می‌توانند در مرحله تحقیق و توسط مدیران ارشد یا مدیران عامل تعیین شوند.

فهرست شایستگی‌ها را به پایان برسانید

در این قسمت یافته‌هایتان را سازماندهی کرده و مدل شایستگی نهایی‌تان را بنویسید ولی حواستان باشد که در نوشتن این صلاحیت‌ها واقع‌گرا باشید و بیش از حد به جزئیات مربوط به آنها نپردازید. اگر فهرست صلاحیت‌ها بیش از حد دور از واقعیت و دست‌نیافتنی باشند، در هنگام استخدام متقاضیان را فراری می‌دهد و باعث می‌شود نتوانید افراد را استخدام کنید.

همچنین اگر این فهرست بیش از حد کلی یا مبهم باشد، باعث می‌شود متقاضیانی که برای آن شغل چندان مناسب نیستند به سمت شما هجوم بیاورند و درخواست کار بدهند. همچنین موجب می‌شود کارمندان نتوانند به اهداف سازمانی دست پیدا کنند.

فهرست شایستگی‌ها را با تمام ذی‌نفعان موجود در فرایند، از جمله مدیران و مدیرعاملان بررسی کنید. برای اینکه مطمئن شوید نیازهای سازمانی همه سطوح را در شایستگی‌های سازمانی جای داده‌اید لازم است تاییدیه همه این افراد را در مدل شایستگی کسب کنید.

چگونه مدل شایستگی طراحی کنیم؟

احتمالاً واحد منابع انسانی شما بهترین گزینه برای طراحی مدل شایستگی سازمانتان به‌حساب می‌آید، اما اگر کارمندی مختص به این کار ندارید می‌توانید این مدل مفید را در ۴ مرحله‌ی ساده طراحی کنید.

پژوهش

پیش از ساخت مدل شایستگی کارکنان باید منابع مرتبط با آن را جمع‌آوری و تحلیل کنید. مطمئن شوید که این موارد را در نظر می‌گیرید:

• شرح شغل؛
• گزارش نتایج پروژه؛
• اهداف و راهبردهای شرکت؛
• پژوهش‌های شغلی مرتبط؛
• نقد و بررسی عملکرد کارکنان در گذشته.

شاید در طول مرحله‌ی پژوهش بخواهید با مدیران اجرایی و سرپرستان هم مصاحبه کنید تا ببینید چه شایستگی‌هایی لازمه‌ی اجرای درست وظایف گروهی یا فردی هستند. این افراد قادرند در شناسایی مهارت‌ها و رفتارهایی کمک کنند که کارکنانِ دارای بهترین عملکرد، دارای آن‌ها هستند.

همچنین، شاید نگاهی دقیق به دستاوردهای کارمندان در جایگاه‌های شغلی و مشاهده‌ی تأثیرشان بر دستاوردهای کسب‌وکار مفید باشد. این امر می‌تواند به شما کمک کند تا آن دانش، مهارت و رفتارهایی که برای هر موقعیت شغلی لازم‌اند را بشناسید و در نهایت به اهداف کسب‌وکار و رشد آن دست پیدا کنید.

طراحی فهرست شایستگی‌ها

این فهرست می‌تواند شامل شایستگی‌های اصلی و مخصوص به هر شغل باشد که منعکس‌کننده‌ی ارزش‌ها، اهداف و فرهنگ سازمانی شرکت شماست. شایستگی‌های رهبری هم می‌توانند به‌عنوان لازمه‌ی موقعیت‌هایی خاص اضافه شوند.

ارزیابی اساسی فهرست شایستگی‌های خود در این مرحله از فرایند، بسیار مهم است. اطمینان حاصل کنید که این لیست به‌اندازه‌‌ای دقیق و جزئی است که می‌تواند کارکنان را به اهدافشان برساند، اما نه آنقدر جزئی که یافتن متقاضی مناسب برای این جایگاه شغلی را غیرممکن کند.

طراحی چارچوب

مؤلفه‌هایی که در مدل خود می‌گنجانید و نحوه‌ی ساختاربندی آن‌ها باید بازتابی از نیازهای کسب‌وکارتان باشد. این چارچوب می‌تواند اطلاعاتی گسترده و شرکت‌محور مانند اهداف و ارزش‌های سازمانتان را در بر گیرد. همچنین، می‌تواند نمایی کلی از هر موقعیت شغلی داشته باشد که شامل شرح شغل، منابعی برای یادگیری و یک مسیر شغلی احتمالی است.

در ادامه مؤلفه‌های رایج دیگری را می‌بینید که شاید بخواهید در چارچوب خود بگنجانید:

• مهارت‌های فنی؛
• صلاحیت‌های شغلی؛
• سطح دانش لازم؛
• طرز برخورد و رفتار؛
• گواهی‌نامه‌های کسب‌وکار. همچنین اگر علاقه دارید میتوانید مقاله مواد لازم برای ایجاد کسب‌وکارهای اینترنتی را مشاهده نمایید.

احتمالاً در این مرحله بخواهید تصمیم بگیرید که مدل شایستگی شما چه شکلی به خود بگیرد. ترجیحتان می‌تواند فهرست موردی ساده یا طرحی بصری مانند هرم، فلوچارت یا نمودار ون (Venn Diagram) باشد.

 ساخت مدل

مدل شایستگی را می‌توان از کل به جزء یا برعکس آن طراحی نمود. طرح مدل در نوع اول پس از طراحی به مؤلفه‌هایش تقسیم می‌شود، اما در نوع دوم ابتدا مهارت‌های موردنیاز شناسایی و سپس به پروژه‌ها، شغل‌ها و دستاوردهای کسب‌وکار مرتبط با خود منتهی می‌گردند. برخی از مدل های شایستگی مدرن حتی از رویکردی مستندمحور بهره می‌برند تا وابستگی میان مهارت‌ها، رفتارها، شغل‌ها و پروژه‌ها را نشان دهند.

برای گرفتن بهترین نتیجه مطمئن شوید که داده‌های دریافت‌شده از پژوهش خود را لحاظ کنید و پذیرای نظرات متخصصان، سرپرستان و سایر اعضای مربوطه در گروه خود باشید. همان‌طور که مدل‌های شایستگی خود را طراحی می‌کنید، شاید بهتر باشد نظر متخصصان در این زمینه را جویا شوید و پیش‌نویس خود را در صورت لزوم اصلاح کنید.

نمونه‌ای از مدل شایستگی

مدل‌های شایستگی شکل‌هایی مختلف دارند و در نهایت، باید بازتاب نیازهای کسب‌وکارتان باشند. در ادامه نمونه‌ای ساده از مدل شایستگی را مشاهده می‌کنید:

عنوان شغل:

• مدیر

سطح تحصیلات موردنیاز:

• حداقل مدرک کارشناسی یا پنج سال سابقه‌ی کاری مشابه

شایستگی‌ها:

• مهارت‌های تعاملی؛
• برقراری و حفظ روابط کاری مطلوب با اعضای گروه و سایر اعضای شرکت؛
• ایجاد حس اعتماد با اعضای گروه و مشتریان؛
• نشان دادن مهارت‌های ارتباطی عالی.

شایستگی‌های رفتاری:

• انطباق‌پذیری؛
• تمرکز بر کیفیت؛
• توانایی سازماندهی؛
• اشتیاق به رهبری؛
• آمادگی برای یادگیری.

مسیر شغلی:

1. مدیر میانی؛
2. مدیر ارشد؛
3. مدیر اجرایی.

سخن پایانی

مدل‌سازی شایستگی چارچوبی برای تعریف مهارت‌ها، دانش و رفتار مورد نیاز یک شغل است. این مدل‌ها طیف وسیعی از توانایی‌ها و مهارت‌های شرکت را برای دستیابی به اهداف سازمانی مورد تجزیه، تحلیل و توصیف قرار می‌دهد.

سازمان‌های موفق از مدل‌های شایستگی استفاده می‌کنند. آنها اهمیت ایجاد چارچوب لازم برای استخدام، آموزش و برنامه‌ریزی مسیر شغلی را برای کارمندان خود درک و تأکید می‌کنند. مدل شایستگی نه تنها روند استخدام را برای افراد در بخش منابع انسانی شرکت آسان و کارآمد می‌کند بلکه دستیابی به مهارت‌های لازم برای موفقیت در نقش‌های فعلی و آینده را نیز برای کارمندان آسان می‌کند. به همین دلیل است که اجرای مدل شایستگی برای موفقیت و پیشرفت سازمان شما بسیار مهم است.